De Top 5 efficiency tools van E-sites

Door Marloes Bovee, account director - @marloesbovee
29 juli 2014 - 1688 x bekeken - Categorieën: Fun

Toen ik bijna zeven jaar geleden bij E-sites kwam werken, waren we met zo’n 15 man. Heel veel developers en ik. Functies waren wat minder afgebakend dan nu en iedereen deed “van alles en nog wat”. Inmiddels is E-sites uitgegroeid tot een man of 60, waarvan ook een groot gedeelte niet-developers. Iedereen probeert op zijn manier het “van alles en nog wat” een beetje in kaart te brengen, bij te houden en af te strepen.  We hebben het druk-druk-druk, dus efficiënt werken is iets wat we allemaal nastreven. En daar worden heel veel verschillende tools en methoden voor gebruikt, waarvan ik onze favorieten even zal toelichten. Het mooie van alle tools? De - meestal zeer uitgebreide - basisvarianten zijn gratis!

Skype

We kennen Skype vooral van het bellen met familie en vrienden die ergens in het buitenland verblijven. Maar wij gebruiken Skype ook als chatprogramma, om makkelijk en snel korte vragen aan elkaar te kunnen stellen. Extra handig omdat we niet allemaal op dezelfde verdieping werken, regelmatig thuis werken of willen communiceren met collega’s van andere vestigingen (Suriname en Curaçao). Je kunt groepen aanmaken, bestanden versturen en zoeken binnen conversaties. Het werkt efficiënt en bijkomend voordeel is dat het wat rustiger is op de werkvloer, doordat we minder fysiek overleg hebben over kleine dingen.

Trello

Bij het werken aan onze projecten gebruiken we de ontwikkelmethode Scrum. Zonder helemaal uit te leggen wat dat precies inhoudt, komt het er in de praktijk op neer dat we alle werkzaamheden opdelen in kleine deeltaken. Iedere taak heeft een status: to do, doing, ready to test of done. En hoewel we tijdens ontwikkelprojecten echte scrumborden gebruiken met post-its, gebruiken we voor andere gezamenlijke takenlijstjes Trello. De afdeling Service en Support gebruikt het bijvoorbeeld om de openstaande issues over het team te verdelen. En in het salesteam gebruiken we het om de actiepunten die uit de salesmeeting voortkomen, vast te leggen. Je kunt meerdere Trello boards aanmaken, waardoor je per onderwerp een apart overzicht kunt creëren.

Evernote

Vroeger gebruikten we in het salesteam onze netwerkschijven om onderzoeken, rapporten, presentaties en notities op te slaan die voor iedereen nuttig of interessant waren. Het nadeel daarvan was dat je niet vanaf ieder device en iedere locatie makkelijk bij de netwerkschijven kon. Bovendien moest je nog wel weten hoe het bestand ongeveer heette als je het wilde terugzoeken. Nu gebruiken we Evernote, een online notitieboek waarin je alles kunt opslaan wat je niet wilt vergeten of wat je later wilt lezen of bekijken. Je kunt foto’s toevoegen, notities maken, websites opslaan, PDF’s delen en video’s bewaren. Het handigste van de tool is dat je aan alles wat je opslaat tags kunt koppelen, zodat je het later ook weer heel makkelijk kunt terugvinden. Vooral wanneer je een notitieboek deelt met je collega’s zijn die tags erg fijn.

Remember the Milk

Een persoonlijke favoriet is Remember the Milk, een online to do-lijstje. Deze gebruik ik voor mijn eigen taken, waar verder niemand iets mee te maken heeft. Vooral als ik het druk heb, heb ik heel erg de behoefte aan lijstjes. Zolang het maar uit mijn hoofd is en op papier staat, heb ik het gevoel dat ik controle heb over de drukte. RTM ziet eruit als een to do-lijstje dat je zelf ook zou maken op papier. Iedere taak is een regel en alle info over die taak staat op die regel. Wat is het, wanneer moet het af zijn, welke prioriteit heeft het?
Door de sneltoetsen te gebruiken kun je razendsnel taken plannen, afvinken, uitstellen, toevoegen, of prioriteit geven. En je kunt smart lists aanmaken vanuit een zoekopdracht. Zo heb ik een smartlist die bellen heet en hierop komen automatisch alle taken terecht waar het woord bellen in voorkomt. Je kunt zelfs Evernote en Gmail koppelen aan Remember the Milk, zodat je je taken nog beter kunt managen en plannen.

Sanebox

Mijn nieuwste aanwinst en nu al een topper! Een lege inbox aan het einde van de dag, zonder taken en belangrijke mededelingen over het hoofd te zien, is iets wat door veel collega’s wordt nagestreefd. Sanebox helpt hierbij. Door het programma te koppelen aan je mailprogramma, in ons geval Gmail, worden onbelangrijke mails automatisch in een apart mapje gezet: @saneboxlater. Het programma wordt steeds slimmer naarmate je het langer gebruikt. Mails die onbelangrijk zijn, sleep je één keer naar het mapje en voortaan komen soortgelijke mails niet meer in je inbox. Andersom werkt het uiteraard ook.
Een andere handige functie is het instellen van herinneringen. Zodat je niet ergens anders hoeft bij te houden dat je over een week op een mailtje moet reageren of dat je na twee weken moet checken of je al een reactie hebt ontvangen op een e-mail. De winst? Volgens Sanebox ontving ik afgelopen week 229 mailtjes en maar 175 kwamen in mijn inbox terecht, dat bespaarde me 27 minuten. En dat wordt alleen maar meer naarmate Sanebox mijn e-mailgedrag beter leert kennen.

 

 

Ook proberen? Meld je aan via deze link en je kan Sanebox 2 weken gratis proberen én je ontvangt €5 tegoed!

Welke tools en methoden gebruik jij? 

NoSQL vs. MySQL: wat zijn eigenlijk de voordelen?

Door Sam de Poorter

Bij de developers van E-sites is databasemanagementsysteem (DBMS) MySQL voor alsnog eerste keus. Maar NoSQL is sterk opkomend… - Lees meer

Lees verder