Samenwerken met een digitaal bureau? - 7 elementen voor een goede briefing

Door Marloes Bovee, directie - @marloesbovee
13 juli 2018 - 403 x bekeken - Categorie├źn: Kennis

De kogel is door de kerk: jouw organisatie gaat een nieuwe website of een nieuw platform laten maken. En jij bent degene die hiervoor (mede) verantwoordelijk is. De belangrijkste eerste stap is het kiezen van de juiste partner voor deze klus. Ook als je al een goed bureau hebt is dit het ideale moment om even te kijken wat de markt nog meer te bieden heeft. En welk bureau het beste past bij jullie behoeften als organisatie.

Een goede briefing is de beste voorbereiding

Een goede, eenduidige briefing helpt bij het maken van de juiste keuze. Het stelt je namelijk in staat om alle bureaus die ‘meedingen’ op dezelfde onderdelen te beoordelen. En dus van iedereen op die onderdelen voldoende informatie te ontvangen voor een beoordeling.

Bovendien bespaart het je veel kostbare tijd: je ontvangt alleen aanbiedingen van bureaus die aan jouw verwachtingen willen en kunnen voldoen. En natuurlijk zorgt het opstellen van een briefing ervoor dat je van te voren goed nadenkt over het beoogde eindproduct, wat de kwaliteit ervan alleen maar ten goede komt.

Maar waar moet je dan precies allemaal over nadenken? Ik help je graag opweg. Een goede briefing voldoet in ieder geval aan de volgende elementen:

1 De aanleiding

Wat is de reden dat jullie op dit moment deze opdracht uitschrijven? Hier kun je aangeven wat er eventueel mist aan de huidige site, waarom je niet verder kunt of wilt met je huidige bureau of wat er veranderd is aan de visie of strategie van de organisatie. Het is niet nodig om heel erg uit te wijden, maar het is handig om enig inzicht te geven in het traject wat is voorafgegaan aan de beslissing om een pitch uit te schrijven.

2. Jullie doelstellingen

Welke doelen moet de nieuwe site of het platform dienen? Wanneer is het een succes? Probeer zo specifiek mogelijk te zijn en, als je het hebt, concrete kpi’s te benoemen.

3. De doelgroepen

Wie zijn de doelgroepen waar jullie je op richten? Alles wat je weet over je doelgroepen is relevant. Maar plaats het wel in het juiste perspectief: als je doelgroep in eerste instantie extern is, dus bijv. je klanten en in mindere mate intern, de medewerkers, is het verleidelijk om over de doelgroep die je het beste kent (je collega's dus) het meeste informatie op te nemen in de briefing. Echt relevant is dat echter niet.

Heb je al persona’s of een customer journey voeg deze dan toe aan de briefing.

Ook belangrijk: voel je niet gedwongen om hier hele doelgroepbeschrijvingen te maken, als je die niet hebt. Wanneer je eigenlijk nog niet zo heel veel weet over je doelgroep, of hun behoeften nog nooit onderzocht hebt, is dat ook een belangrijk feit voor een bureau.

4. De randzaken / randvoorwaarden

Hoe ziet je huidige IT landschap eruit? Moet de site gekoppeld worden met andere systemen of is het een op zichzelf staande oplossing? En aan welke andere eisen of voorwaarden moet de oplossing voldoen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • planning - wanneer moet het af zijn?

  • budget - welk budget heb je gereserveerd voor deze oplossing? Wanneer je hier een indicatie in kunt geven kunnen bureau’s een passend voorstel maken wat aansluit bij je budget.

  • 3e partijen - heb je al een online marketing - , reclame- of strategisch bureau waar je nieuwe bureau mee moet samenwerken? Vermeld het om overlap in dienstverlening te voorkomen

  • andere tools - welke andere systemen of tools gebruiken jullie al? 

5. Jullie organisatie / het team

Wie gaan zich bij jullie intern bezig houden met het traject? Wie is de primaire contactpersoon tijdens het project en wie zijn de andere stakeholders? En ook belangrijk wie is er intern hoofdverantwoordelijk voor het succes van deze oplossing. Wat zijn jullie expertises en wat vinden jullie belangrijk in een oplossing of in de samenwerking met een bureau?

6. Wat verwacht je van een bureau?

Belangrijk om aan te geven is wat je verwachtingen zijn van een bureau. Veel gehoord: “We willen gewoon een goed bureau”. Maar er zijn heel erg veel goede bureaus. En toch past de ene klant beter bij een bureau dan de andere. Dat heeft natuurlijk met ‘de klik’ te maken. Maar ook met werkwijze, cultuur, ervaring en expertise. Als je je verwachtingen van een bureau beschrijft, is een bureau zelf goed in staat om aan te geven in welke mate en op welke manier ze daaraan kan voldoen.

7. Hoe verloopt het selectieproces?

Wat wil je dat het bureau doet naar aanleiding van deze briefing? Een presentatie voorbereiden, een offerte uitbrengen of een kennismakingsgesprek inplannen? En wat wil je dat er wordt behandeld in het vervolg? Wil je vooral een antwoord op een bepaalde vraag, een visie op jullie vraagstuk? Of wil je gewoon kennismaken en kijken of ‘de klik’ er is?

En hoe ziet het selectieproces er verder uit? Wanneer vindt welke beslissing plaats en op basis van welke criteria worden keuzes gemaakt.

Bonus

Ieder vraagstuk van een klant is anders. De presentatie die we voorbereiden en de offerte die we maken is ook elke keer anders. We hebben niet 1 trucje of 1 waarheid die op alle projecten van toepassing is. Dus hoe meer informatie je verstrekt in het selectieproces, des te beter het bureau het voorstel kan toespitsen op jouw situatie. Bovendien kun je dan zien wat een bureau doet met de data die voorhanden is en welk advies ze erover uitbrengen.

Het is daarom te overwegen om de volgende bijlagen toe te voegen aan je briefing:

  • statistieken van de huidige site (van de laatste x maanden)

  • feature list (welke onderdelen mogen absoluut niet ontbreken in de nieuwe oplossing)

  • online landschap (hoe zie jullie landschap er nu uit? Welke externe tools gebruiken jullie en met welk doeleinde) - zie element 4

  • persona’s - zie element 3

  • brand guide

Aan de slag? - Download gratis werkblad!

Wil je er meteen werk van maken en voor jouw project een goede briefing opstellen voor een digitaal bureau? Maak dan gratis en geheel vrijblijvend gebruik van onze download! Waarmee je de 7 elementen invult in een presentatieformat. Handig om vervolgens te gebruiken intern of wanneer je daadwerkelijk met een webbureau aan tafel zit.

 

Pressure Cooker stage - Hulp verlenen met interactieve robots

Door E-sites

In het Pressure Cooker stage-concept buigen studenten zich 4 weken lang over een innovatieve praktijkopdracht.

Lees verder