Chatbot inzetten voor je vacatures - wat levert dit op?

Blog

De voordelen van chatbots zijn de laatste jaren steeds zichtbaarder geworden. De mogelijkheden die deze automatische gesprekspartners bieden om je serviceverlening te optimaliseren, altijd bereikbaar te zijn en routinematige handelingen van medewerkers over te nemen, zorgen voor meer efficiëntie en meer conversie.

Maar ook binnen recruitment-processen zien we veel mogelijkheden met chatbots. Om meer kandidaten te bereiken, meer en betere matches te realiseren en de tijd van HR-medewerkers efficiënter te besteden. In mijn vorige artikel over de voordelen van een vacatureplatform voor je werving, noemde ik chatbots ook als een interessante functionaliteit.

Toch wordt er nog weinig gebruik gemaakt van chatbots binnen HR-processen. Zonde. Of des te meer een kans, voor jouw organisatie! In dit artikel geef ik je graag meer inzicht in de waarde die een chatbot toevoegt aan je recruitmentproces. Benieuwd hoe je profiteert van deze ‘virtuele collega’?

Een chatbot voor je HR-proces - wat voegt dit toe?

Chatbots zijn geautomatiseerde gesprekspartners. Ze kunnen worden toegevoegd aan je website of vacatureplatform. Maar bijvoorbeeld ook via whatsapp, Facebook Messenger, Slack, e-mail of telefoon (via Google Duplex) worden ingezet. Wanneer een (potentiële) sollicitant de bot een vraag stelt of reageert op een vraag die aan hem of haar wordt gesteld, ontvangt deze persoon een automatische reactie. Uit een groot aantal antwoordmogelijkheden kiest de bot steeds het best passende antwoord. Hij wordt steeds slimmer en beter in het geven van relevante antwoorden.

Hoe werkt zo’n chatbot precies?

Een chatbot beantwoordt geautomatiseerd vragen van potentiële werknemers, door vooraf ingegeven informatie. Door het toepassen van artificial intelligence (AI) leert een chatbot wat een specifieke vraag betekent en hoe de gebruiker aangesproken moet worden. Een slimme chatbot wordt naarmate hij gebruikt wordt, door de variatie in de vragen, steeds beter in het beantwoorden. En leert gebruikers op deze manier ook goed kennen en behoeftes herkennen. Informatie is daardoor in toenemende mate af te stemmen op de gebruiker en persoonlijk te maken. Een bezoeker ervaart een gesprek met een chatbot hierdoor als steeds ‘natuurlijker’.

Chatbots - welke waarde voegen ze toe voor HR-processen?

Welk soort vragen vragen beantwoordt een chatbot voor je HR?

Wat blijkt? Over het algemeen zijn sollicitanten ‘s avonds het meest actief. Met een chatbot ben je goed bereikbaar voor mensen die vragen hebben, op elk moment van de dag. Dit verhoogt het aantal sollicitaties. Zonder dat je HR-medewerkers hier tijd aan kwijt zijn.

Wat voor soort vragen beantwoordt een chatbot?

1

Vragen vanuit kandidaten

Over vacatures, functies, eisen en carrièremogelijkheden
2

Vragen over je organisatie zelf

Over aantal medewerkers, werktijden, locaties, en bereikbaarheid
3

Vragen vanuit medewerkers intern

Over feestdagen, secundaire voorwaarden, roosters, regelingen en huisregels

Meer tijd voor je HR-medewerkers als chatbot administratieve (routinematige) taken overneemt

Zeker in een schaarse markt, vraagt het meer van je organisatie om (goede) kandidaten aan te trekken en te overtuigen. Als een chatbot bepaalde administratieve (routinematige) taken overneemt, bespaart dit HR-medewerkers tijd. Denk naast het beantwoorden van veelgestelde vragen ook aan taken als het screenen van cv’s en het inplannen van sollicitatiegesprekken.

Ook eenvoudige interne administratieve taken, zoals het aanvragen van vakantiedagen, een speciaal verlof of het opvragen van roosters zijn volledig af te handelen via een chatbot. Dit zorgt eveneens voor een tijdsbesparing, waardoor je als HR-medewerker meer tijd over hebt om aan andere zaken te besteden.

Voorspellingen over match-proces

Cv’s of profielen in een database zijn namelijk automatisch te screenen op harde eisen, zoals het aantal jaren werkervaring en diploma’s. Een chatbot kan je op basis van zo’n analyse vertellen hoeveel beschikbare kandidaten er in de database zitten. Als bijgehouden wordt hoeveel sollicitaties er plaatsvinden bij elk proces, is door toepassing van AI te voorspellen hoeveel reacties er verwacht kunnen worden op een specifieke vacature. En in te schatten hoeveel tijd een selectieproces in beslag neemt.

Chatbot - Chatbot voor in de zorg - Chatbot zorg - Chatbot voorbeeld - Chatbot gesprek

Voordelen inzet chatbots voor HR op een rijtje

Ik heb de voordelen van een chatbot voor HR-processen nog even een op een rijtje gezet. Wat levert de inzet van een chatbot jouw organisatie op?

Efficiëntere tijdsbesteding HR-medewerkers

Automatisch beantwoorde vragen, overgenomen administratieve taken en automatisch gegenereerde inzichten, besparen je HR-medewerkers tijd. Dat betekent dat er meer ruimte overblijft, voor bijvoorbeeld strategie of optimalisatie. Of het echte ‘mensenwerk’, werkzaamheden waarmee waarde wordt toegevoegd aan de candidate experience. Zoals persoonlijke aandacht voor sollicitanten, een warm welkom voor nieuwe medewerkers of de persoonlijke ontwikkeling en coaching van medewerkers.

De kosten voor HR gaan omlaag

Met de tijdsbesparing die het je oplevert, ben je in staat de kosten voor HR te verlagen. Misschien kan zelfs je bezetting omlaag. Of kunnen er in dezelfde tijd meer HR-processen worden uitgevoerd. De werving en selectie van een nieuwe medewerker kost je als organisatie gemiddeld 3500 euro per jaar, zo blijkt uit onderzoek. Op lonen na, vormt het de grootste HR kostenpost. Automatisering en de inzet van AI kunnen worden ingezet worden voor kostenvermindering. De investering in een chatbot verdien je op deze manier snel terug.

Positieve candidate experience

Kandidaten verkrijgen in een gesprek met een chatbot makkelijk én laagdrempelig meer informatie, over de vacature of je organisatie. Ook ‘s avonds laat, of midden in de nacht. Precies wanneer het hen uitkomt. Het meteen antwoord krijgen op vragen, heeft het effect dat er sneller gesolliciteerd wordt. Een geavanceerde chatbot zorgt bovendien voor contact dat afgestemd is op de gebruiker en daardoor persoonlijk aanvoelt. En het proces verloopt sneller dan met een recruiter.

Een gespreksflow met vragen vanuit beide kanten kan namelijk al snel leiden tot een geplande sollicitatie. Hoe? De kandidaat verkrijgt wenselijke informatie over de vacature of je organisatie. En de bot verzamelt alvast gegevens, zoals naam, adres, werkervaring en opleiding. Deze informatie wordt opgeslagen in een kandidaatprofiel. Op basis van algoritmes wordt er vervolgens geanalyseerd of een kandidaat matcht bij een vacature. Met dit verkregen inzicht kunnen recruiters vervolgens direct aan de slag. Zo kunnen ze direct overgaan tot het uitnodigen van kandidaten voor een gesprek, terwijl er anders eerst mailtjes en/of telefoontjes overheen gaan. Bovendien zorgen avonden en weekenden op deze manier niet langer meer voor vertraging.

De arbeidsmarkt vooruit en profiteren van de voordelen?

In veel branches is er lange tijd terughoudend gereageerd op het inzetten van chatbots. Misschien is de manier van werken ook op HR-afdelingen in veel organisaties nog wat traditioneler? Maar net als alle werkprocessen, worden ook HR-processen steeds digitaler. En is communiceren met een chatbot inmiddels ‘gewoon’ voor websitegebruikers. En dus ook voor (potentiële) sollicitanten.

Bovendien is de techniek voor chatbots inmiddels al ver ontwikkeld, waardoor sommige bots amper van echt menselijk contact te onderscheiden zijn. Er is al heel veel mogelijk. Het voordeel van chatbots is dat er ook ‘klein’ begonnen kan worden. Om medewerkers en gebruikers eraan te laten wennen. De bot kan vervolgens steeds verder uitgebreid worden met relevante gesprekflows.

Aanvullend, niet vervangend

Side note: recruiten is mensenwerk en dat blijft het ook. Chatbots gaan nooit een complete sollicitatieprocedure afhandelen. De rol van een chatbot is puur ondersteunend. Want computers kunnen iets met kennis, maar vooralsnog weinig met emotie. Een chatbot kan voldoen aan goede service en communicatie, maar in genoeg situaties blijft de menselijke touch noodzakelijk. Maar juist daarvoor ontstaat meer ruimte, als terugkerende (met name) administratieve taken, worden overgenomen door een chatbot.

De rol van een HR-medewerker verandert dus door chatbots. Voor de meeste medewerkers in positieve zin: minder routine-handelingen, meer mensenwerk. En precies daarmee maakt jouw organisatie het verschil in de schaarse markt.

Versterk je werving met deze digitale aanpak

De taak om personeel te werven in de huidige markt is alles behalve eenvoudig. Beschikbare kandidaten zijn schaars en de vraag blijft stijgen. Heb je het gevoel dat je al veel geprobeerd hebt? Maar onvoldoende mensen aantrekt voor je vacatures? Dan is deze whitepaper voor jou. Om je te inspireren met extra mogelijkheden die gecreëerd worden door de toepassing van digitale technologie. Investeringen, soms in tijd soms in geld, die zichzelf terugverdienen. Omdat je er goede nieuwe collega’s mee aantrekt.

In de whitepaper lees je meer over: