De rol van product owner & agile coach binnen scrum

blog

Samen met ons een website of app bouwen? Dan krijg je ook te maken met een product owner (PO): iemand die de belangen van jouw organisatie tijdens het scrum proces behartigt. Het is een rol die wij al meer dan vijf jaar toevoegen tijdens alle projecten. Daarom leggen we je in de vierde blog van de scrum blogserie uit waarom wij bij E-sites niet meer zonder willen.

Wat doet een product owner?

De product owner is verantwoordelijk voor het succes van het digitale product en het maximaliseren van de waarde die je als opdrachtgever ontvangt. Met andere woorden: de visie en doelstellingen van het project bewaken. Idealiter is de PO een persoon die vanuit de opdrachtgever wordt aangesteld, omdat deze persoon veel kennis in huis heeft van het product of dienst van de opdrachtgever en vaak een grotere beslissingsbevoegdheid heeft. De PO is het aanspreekpunt voor zowel de betrokken stakeholders als het projectteam, beslist welke features gebouwd worden en waar de prioriteiten liggen. Daarnaast is de PO ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van het digitale product dat ontwikkeld wordt.

Natuurlijk staat de product owner er niet alleen voor. Bij E-sites is het namelijk mogelijk om gebruik te maken van een van onze agile coaches. De agile coach - onderaan vertellen we je hier meer over - begeleidt de product owner van het begin tot het eind van het proces en triggert de PO om de juiste keuzes te maken. In sommige situaties is het niet mogelijk of wenselijk om een product owner vanuit de opdrachtgever in te brengen. Dan bieden we de mogelijkheid om een PO van E-sites aan te stellen.

Hoe pakt een product owner dit aan?

Hoewel de PO verantwoordelijk is voor het maximaliseren van de waarde van het product, hoeft deze persoon dit natuurlijk niet alleen te doen. Integendeel zelfs. De PO werkt intensief samen met het development team, de projectmanager, de agile coach en andere stakeholders. De product owner is eigenlijk de spin in het web van het project en weet altijd wat er speelt binnen de organisatie en de markt. Deze persoon stemt de voortgang met alle stakeholders af en weegt alle belangen tegen elkaar af, zodat de juiste beslissingen worden genomen.

De PO is het grootste gedeelte van zijn of haar tijd kwijt aan de inhoudelijke aansturing van het development team. Denk hierbij aan het opstellen van de complete lijst met gewenste functionaliteiten en het maken user stories (korte omschrijving van de behoeftes van de eindgebruiker), oftewel: de product backlog. Ook beantwoordt hij of zij vragen en denkt mee over oplossingen en features en bereidt hij of zij de stakeholders voor over de volgende stap(pen) in het proces. Daarnaast besteedt de product owner tijd aan de voorbereiding van de ‘sprint planning meeting’ om de sprints goed te laten verlopen. In deze meeting wordt besproken wat er in de komende sprint wordt afgerond en opgeleverd. In blog 10 vertellen we je hier meer over.

Tot slot draagt de PO zoals eerder benoemd de verantwoordelijkheid over het eindproduct. Dit houdt in dat hij ook alle opgeleverde functionaliteiten uitgebreid test en zonodig het development team verder aanstuurt richting een kwalitatief hoogstaand product. Het testen kan de product owner ook uitbesteden aan een tester. De tester kan zowel vanuit de organisatie komen óf via E-sites aangevraagd worden.

Je leest het al wel, er zijn verschillende rollen die een PO binnen zijn functie aanneemt, om een project te laten slagen. Hieronder staan de rollen nog even op een rijtje.

De verschillende verantwoordelijkheden van een product owner

1

Up-to-date kennis hebben over het product (of dienst) en de organisatie van de opdrachtgever
2

Samenstellen van een backlog op basis van de roadmap, doelen en wensen van stakeholders
3

Prioriteren van de backlog op basis van de doelen, visie en missie van de organisatie
4

Onderhouden van de product backlog in samenwerking met het team
5

Aanspreekpunt / vraagbaak zijn voor het team
6

Uitdagingen bespreken met het team en de stakeholders
7

Tijd in eigen agenda reserveren om écht onderdeel te zijn van het team en alle genoemde verantwoordelijkheden naar behoren uit te kunnen voeren

Waarom is de product owner onmisbaar?

Ruim vijf jaar geleden hebben we de rol van product owner bij E-sites geïntroduceerd. Daarvoor hadden we naast het development team enkel de rol van projectmanager. De projectmanager was niet alleen verantwoordelijk voor planning, budget en communicatie, maar ook voor de backlog en documentatie rondom projecten. In de praktijk bleek dat de belangen van deze vijf verantwoordelijkheden nogal botsten met elkaar. Een projectmanager had vaak discussie met zichzelf over de planning en het budget aan de ene kant en de kwaliteit en inhoud aan de andere kant.

Die verantwoordelijkheden hebben we toen gesplitst en de rol van product owner bij E-sites was geboren. Vanaf dat moment werd er vanuit de opdrachtgever of vanuit E-sites een product owner aangesteld die zichzelf continu de volgende vragen stelt:

Wat is belangrijk voor de opdrachtgever?
Wat is belangrijk voor de eindgebruiker van de digitale oplossing?
Wat is de businesscase van de opdrachtgever?

Inmiddels wordt er bijna altijd een product owner aangesteld vanuit de opdrachtgever. Een onmisbare rol in het team met als grote voordeel het mandaat dat deze persoon vaak heeft om namens de opdrachtgever keuzes te maken, kennis heeft van het digitale product dat ontwikkeld gaat worden of weet waar hij of zij deze kennis moet ophalen. En een van de belangrijkste taken: de productvisie bewaken en hier ook naar handelen. Want een duidelijke productvisie helpt om de goede richting te behouden en zorgt ervoor dat iedereen weet waarom we doen wat we doen, met een succesvol eindresultaat als gevolg!

De rol van agile coach

Zoals hierboven al beschreven, stellen opdrachtgevers bijna altijd een eigen product owner beschikbaar om aan te haken bij een traject. Omdat iedere organisatie de agile methode en scrummen nét weer op een eigen manier uitvoert, bieden we de opdrachtgevers de mogelijkheid om te gebruik te maken van een agile coach van E-sites. Het grote voordeel? Een gestroomlijnd proces van begin tot eind. We leggen je uit waarom.

Binnen E-sites heeft de agile coach vooral een begeleidende rol richting de opdrachtgever. De agile coach helpt de product owner van begin tot eind bij het hele proces. Hij of zij assisteert bij het voortraject (zoals onder andere het opstellen van de backlog) en begeleidt de PO bij de verdere meetings tijdens het ontwikkelproces. Tevens beschikt de agile coach over de nodige ervaring om ook proactief te adviseren bij de uitwerking van de features op de backlog.

Wanneer een project eenmaal loopt en er een stevige basis is, kan de agile coach een stapje terug doen. De product owner heeft immers voldoende kennis opgedaan van het proces en wat er van hem verwacht wordt. Bij eventuele nieuw te ontwikkelde features of indien gewenst, kan er uiteraard altijd weer een beroep op de agile coach gedaan worden.

Hieronder een kort overzicht van taken die bij de agile coach horen:

Het inrichten en uitleggen van Jira voor het bijhouden van de backlog;
Ondersteuning bij het opstellen en verfijnen van de backlog voor het team;
Het helpen voorbereiden van de verschillende meetings met het projectteam;
Het ondersteunen van de product owner tijdens de meetings met het projectteam.

Nog meer belangrijke rollen

We maakten het al duidelijk aan het begin van deze blog: de product owner is echt een spin in het web tijdens een digitaal project. Een belangrijke rol om te vervullen. Denk goed na wie je binnen jouw organisatie in wil zetten als product owner bij een digitaal project. En natuurlijk zorgen wij voor een goede begeleiding. Ook de projectmanager vanuit E-sites heeft een belangrijke rol tijdens het project. Benieuwd welke taken de projectmanager oppakt en hoe hij of zij zorgt voor een succesvol eindresultaat? Dat lees je in de volgende blog. Meld je hier aan om als eerste de nieuwe scrum blog te ontvangen.